S-38.116 Teletietotekniikka
Esitelmäaihe : OVT/EDI
Petri Räsänen 41324w
prasanen@vipu.hut.fi
SISÄLLYSLUETTELO
1 LYHENNE- JA TERMILUETTELO ................................................................... 3
2 JOHDANTO ............................................................................................................. 4
3 EDI:N HISTORIAA ............................................................................................... 4
4 EDI:N HYÖTYJÄ LIIKEYRITYKSELLE ................................................................... 4
5 EDI EDELLYTTÄÄ STANDARDEJA ................................................................... 5
6 OVT/EDI VIITEMALLI ............................................................................................... 6
6.1 Tietosisältö ............................................................................................... 6
6.2 Esitystapa ............................................................................................... 7
6.2.1 Lähetyskerta ................................................................................. 8 6.2.2 Sanoma ............................................................................................... 9
6.2.3 Tietoryhmä ................................................................................. 9
6.2.4 Tieto ja osatieto ................................................................................. 9
6.3 Kuljetusjärjestelmä ja sen vaatimukset .................................................................... 10
6.4 Kuljetuskerroksen sisäinen rakenne .................................................................... 10
7 OVT/EDI JÄRJESTELMÄMALLI ................................................................................. 11
7.1 Kuljetusliitäntä ............................................................................................... 11
7.2 Esitystapamuunnin ................................................................................. 12
7.3 Sovellusliitäntä ............................................................................................... 12
7.4 Hallinta ............................................................................................................. 12
7.4.1 OVT-liikenteen käsitteitä ................................................................... 12
7.4.2 Hallinta käyttäjän kannalta ................................................................... 13
8 EDI JA LAKI ............................................................................................................. 13
8.1 Lakiin liittyvät näkökohdat ................................................................... 13
8.2 Osapuolten väliset sopimukset ................................................................... 15
9 EDI JA INTERNET ............................................................................................... 15
10 YHTEENVETO ............................................................................................................. 15
11 LÄHDELUETTELO ............................................................................................... 16
1 LYHENNE- JA TERMILUETTELO
EDI Electronic Data Interchange
OVT Organisaatioiden Välinen Tiedonsiirto
EDIFACT Electronic Data Interchange for Administrations, Commerce and Transport
UN/GTDI United Nations Guidelines for Trade Data Interchange
UNCID Uniform Rules of Conduct for the Interchange of Data by Teletransmission
TTX, TELETEX Telepalvelu tekstin siirtoon
X.400 MHS eli Message Handling System, ITU-T:n sanomanvälityssuositus
VAN Value Added Network, suomeksi palveluverkko
2 Johdanto
Perinteisesti suurin osa tiedonsiirrosta eri yritysten välillä perustuu ihmisten väliseen kommunikointiin ja papereiden tai erilaisten tietovälineiden fyysiseen siirtoon. Näin siirretty tieto syötetään manuaalisesti yrityksen operatiivisiin tietojärjestelmiin.
Tällaisia manuaalisia toimenpiteitä sisältävä tiedonsiirto on hidasta ja vihealtista, lisäksi virhetilanteet johtavat entistä monimutkaisempiin manuaalitoimintoihin ja selvittelyihin. Suuri tietoyhteyksien määrä vielä korostaa näitä ongelmia.
Ratkaisuna manuaalisen tiedonsiirron ongelmiin on kehitetty EDI (Electronic Data Interchange), jolla tarkoitetaan organisaatioden välistä tiedonsiirtoa, jolle on tyypillistä, että se tapahtuu sähköisenä tiedonsiirtona, tietokonejärjestelmien välisenä sekä käyttäen standardoitua tai muuten laajakohtaisesti sovittua tietosisältöä, rakennetta ja koodausta. Siirtymisellä EDI:n käyttöön tarkoitetaan siis siirtymistä suoraan tietojärjestelmien väliseen tai välivaiheessa ainakin automaattisempaan tapahtumaliikenteeseen (esim. laskujen, tilausten, maksujen, maksuerittelyiden, kuljetustietojen yms. siirtoon).
Suomessa käytetään usein käsitettä OVT, Organisaatioiden Välinen Tiedonsiirto, EDI:stä puhuttaessa. Näiden voidaan siis ajatella tarkoittavan samaa.
3 EDI:n historiaa
EDI käsitteenä sai alkunsa vuonna 1948, Berliinin ilmasillan aikaan. Tällöin kehitettiin paperimuotoinen standardidokumentti yhtenäistämään monia erilaisia käytössä olleita dokumentteja. Ensimmäinen sähköinen versio EDI:stä otettiin käyttöön 1960-luvulla Yhdysvalloissa kuljetusalalla ja ensimmäiset standardit julkaistiin 1970-luvulla.
4 EDI:n hyötyjä liikeyritykselle
EDI on automaattista tiedonsiirtoa OVT-sovellukselta toiselle. Kun tietoja ei syötetä käsin vastaanottajan sovellukseen, virhetodennäköisyys tipahtaa lähelle nollaa.
Työvoimantarve pienenee, kun tiedon käsinsyöttö tietojärjestelmiin katoaa ja kun virhetilanteita ei ilmene samassa mittakaavassa kuin aikaisemmin. Esim. Yhdysvalloissa on laskettu, että paperimuodossa käsitelty tilaus maksaa yritykselle $70, käyttämällä EDI:ä tilauksen käsittelyn kustannus laskee 93 senttiin. Kun rutiinitöiden määrä pienenee, työtehtävät muuttuvat samalla myöskin mielekkäämmiksi.
Tehokkaamman tiedonsiirron ansiosta on mahdollista lyhentää tilausten käsittelyyn kuluvaa aikaa. Asiakkaan kannalta tehostunut tilausten käsittely pienentää epävarmuustekijöitä, mikä mahdollistaa varmuusvarastojen pienentämisen, jolloin varastoihin sitoutunut pääomaa pienenee. Asiakkaat kokevat näin ollen nopeutuneen ja vähemmän virheitä sisältävän tilausten käsittelyn palvelun parantumisena. EDI:n avulla saavutettu mahdollisimman nopea tilausten käsittely on myös JOT (Juuri Oikeaan Tarpeeseen) tuotannonohjausperiaatteen perusedellytys.
Monet suuryritykset vaativat toimittajiltaan EDI:n käyttöä tyyliin "no EDI - no business". Valmius EDI:n käyttöön on usein tärkeä tekijä uutta toimittajaa valittaessa. Jos yrityksellä on valmius EDI:n käyttöönottoon, sillä on näin mahdollisuus laajentaa asiakaskuntaansa.
EDI:n hyödyt voidaan laaja-alaisesti jakaa kolmeen eri luokkaan : suoriin, epäsuoriin ja strategisiin hyötyihin.
Suorat hyödyt syntyvät siitä, että tieto siirretään sähköisessä muodossa sovellukselta toiselle ilman ihmisen vaikutusta. Esimerkiksi vastaanottava yritys säästää tiedon syöttämisestä tietojärjestelmään syntyvistä kustannuksista, tiedon lähettäjä säästää tiedonsiirtokuluissa, kun taas molemmat hyötyvät virheiden vähentymisestä ja vähentyneistä työvoimakustannuksista. Nämä hyödyt ovat helpoiten havaittavia ja mitattavissa.
Epäsuorat hyödyt syntyvät, kun EDI:n avulla voidaan tavalla tai toisella muuttaa yrityksen tapaa harjoittaa liiketoimintaa. Merkittävimmät epäsuorat hyödyt ovat sellaisia, joita olisi vaikeata tai jopa mahdotonta saavuttaa ilman EDI:ä, kuten mahdollisuus JOT-tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönottoon.
Pitkän aikavälin strategiset hyödyt ovat kaikkein merkityksellisimpiä, mutta vaikeimmin mitattavissa. EDI:n avulla saavutettu tiiviimpi yhteistyö asiakkaisiin, toimittajiin ja muiden sidosryhmiin parantaa yrityksen reagointivastetta markkinoilla tapahtuviin muutoksiin, mikä voi puolestaan kasvattaa yrityksen markkinaosuutta.
5 OVT/EDI edellyttää standardeja
Yritysten välinen tiedonsiirto edellyttää aina osapuolten välisiä sopimuksia, kuten mitä tietoja vaihdetaan, missä muodossa tieto siirretään, mitä tietoliikennemenettelyjä ja tiedonsiirtoverkkoa käytetään. Jos osapuolia on vähän tai joku osapuoli on muita dominivoimammassa asemassa, sopimukseen pääseminen onnistuu yleensä helposti. Itsenäisesti toimivien osapuolten määrän kasvaessa, kahdenkeskisten sopimusten määrä kasvaa ja aiheuttaa mm. tarpeen moniin erilaisiin siirtojärjestelyihin sekä näin ollen lisätöitä ja kustannuksia. Lisäksi alttius virhetilanteisiin kasvaa. Näin ollen tarvitaan riittävän laajapohjaisen hyväksynnän saaneita sopimuksia, toisin sanoen standardeja. Nekään eivät täysin poista yritysten välisiä sopimuksia, mutta yksinkertaistavat niitä monissa asioissa.
Tällä hetkellä on olemassa kolme hallitsevaa EDI-standardia : Yhdysvalloissa käytössä oleva ANSI X12, alunperin Euroopassa käytössä ollut, mutta tällä hetkellä maailmanlaajuisen hyväksynnän saamassa oleva EDIFACT (EDI for Administrations, Commerce and Transport) ja Britanniassa käytössä oleva UN/GTDI (United Nations Guidelines for Trade Data Interchange). Tämän lisäksi on eri aloilla olemassa omia EDI tiedonsiirron standardeja.
6 OVT-viitemalli
Kuva 1, OVT-viitemalli
Organisaatioiden välisessä tiedonsiirrossa voidaan eri asiat jakaa kolmeen osa-alueeseen, eli tarkemmin sanottuna tietosisältöön, esitystapaan ja kuljetukseen. Alla on käsitelty kutakin osa-aluetta tarkemmin.
6.1 Tietosisältö
Organisaatioiden välisellä tiedonsiirrolla voidaan ajatella tarkoitettavan toimintojen ja tehtävien suorittamiseen liittyvien tietojen välittämistä. Haluttu ja tehokas toiminta saadaan aikaan vain, jos osapuolet saavat toisiltaan ja luovuttavat toisilleen riittävästi tietoja ja lisäksi ymmärtävät ne samalla tavalla. Juuri tietojen riittävyys ja ymmärrettävyys ovat tietosisältösuositusten päätehtävä.
Koska OVT-toiminnalla tarkoitetaan automaattista tiedonsiirtoa sovellusten tai tietojärjestelmien välillä, on siirrettävät tiedot ja niiden merkitys sovittava tarkkaan ennen kuin tiedonsiirtoon voidaan ryhtyä. Tietosisältösuositus on tälläinen tarkka sopimus, jolla määritellään sovellutusaluekohtaisesti yhtenäiset tietovirrat eli sanomatyypit ja niiden toteutus standardiesitystavan mukaisin rakentein. Toisin sanoen se määrittelee kommunikoinnin perusyksiköiden (sanomat, tietoryhmät, tiedot, osatiedot, tarkentimet, koodit yms.) koostumuksen ja kytkee ne yksikäsitteisesti standardiesitystavan eli esitystapakieliopin vastaaviin rakenteisiin.
Kuva 2, Tietosisältösuosituksissa kuvattuja sanomia
Tietosisältösuositukset ovat kansainvälisiä, kansallisia, tai yhteisökohtaisia standardeja, joita noudattamalla käyttäjäyhteisöllä on yhtenäinen näkemys tietovirtoihin ilman kahdenkeskisiä sopimuksia.
Keskuskauppakamarilla on ollut keskeinen rooli kotimaisten tietosisältösuositusten laadinnan koordinoinnissa ja suositusten hyväksyjänä. Suosituksia on laadittu myös sovellusalueyhteisöissä kuten pankkialalla ja kuorma-autoliitossa.
6.2 Esitystapa
Koska tiedonsiirron osapuolten järjestelmissä paikalliset esitystavat poikkeavat toisistaan, on välitettävillä tiedoilla oltava sellainen yhtenäinen esitystapa, jota kumpikin osapuoli osaa tulkita. Yhtenäisellä esitystavalla pyritään siihen, että siirrettävän tiedon muotoa ei tarvitsisi tapauskohtaisesti sopia ja kuvata. Yhtenäistä esitystapaa kutsutaan OVT/EDI:ssä esitystapakieliopiksi. Euroopassa esitystapakielioppina käytetään ISO:n EDIFACT-kielioppia (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport).
Esitystapakielioppi on yleinen rakennekuvaus siirrossa käytettäville tietorakenteille. Se määrittelee tiedonsiirrossa käytettävät loogiset rakenteet (lähinnä hierarkisia ja toistuvia), rakenteiden toteuttamisessa tarvittavat erikoismerkit ja nimiöt, käytettävän merkkivalikoiman ja merkkikoodauksen sekä tarkentimet ja koodit.
Kuva 3, lähetyskerran rakenne EDIFACT-kieliopissa
6.2.1 Lähetyskerta
Lähetyskerta on esitystapakieliopin mukaan muodostettu merkkijono, jossa kieliopin rakenneosat voidaan tunnistaa erotinmerkkien ja tietoryhmien tunnusten perusteella. Lähetyskerralla, erällä ja sanomalla on lisäksi oma alku -ja loppunimiöryhmänsä. Nimiöryhmät poikkeavat muista tietoryhmistä siinä, että niiden tunnukset ja rakenne on määritelty kieliopissa, muut tietoryhmät kuvataan tietosisältösuosituksissa.
Ennen lähetyskerran alkunimiöryhmää annetaan lähetyskerran sisällä käytettävät erotinmerkit. Tätä tarkoitusta varten on oma tietorakenteensa erotinmerkkivalikoima, joka alkaa tunnuksella UNA. Välittömästi tämän jälkeen annetaan jonossa erotinmerkit. Merkin sijainti jonossa määrää merkin käyttötarkoituksen. Kuvassa on käytetty erotinmerkkeinä seuraavia : tietoalkioiden välillä kaksoispiste (:), tietojen ja ryhmätunnusten välillä plus-merkkiä (+), kokonais- ja desimaaliosan välillä pilkku (,) sekä ryhmän loppumerkkinä heittomerkki (').
Lähetyskerran alkunimiöryhmän tunnus on UNB ja loppunimiöryhmän tunnus vastaavasti UNZ. Näissä nimiöryhmissä on varsinaiseen aineistoon kuulumattomia, tiedonsiirron hallintaan käytettäviä tietoja. Alkunimiöryhmässä pakollisina tietoina ovat mm. lähetyskerran yksilöivä tunnus sekä lähettäjän ja vastaanottajan tunnukset. Loppunimöryhmässä on tarkistustietoina alkunimiöryhmän yksilöivä tunnus sekä lähetyskertaan kuuluvien sanomien lukumäärä.
Lähetyskerralla tarkoitetaan yleensä samaa tyyppiä olevien toisiinsa liittyvien sanomien kokoelmaa, joka käsitellään yhtenä kokonaisuutena. Esimerkkinä lähetyskerrasta on laskuainesto, jonka sanomina olevat laskut erääntyvät samana päivänä.
Lähetyskerrasta seuraava alemman tason rakenne on erä, jota ei suositella käytettäväksi.
6.2.2 Sanoma
Lähetyskertaan kuuluu aina vähintään yksi sanoma. Sanomat sisältävät osapuolten välillä siirtyvän datan. Sanoman sisältö muodostuu määrätyssä järjestyksessä olevista tietoryhmistä, jotka ovat sanoman alkunimiöryhmän (UNH) ja loppunimiöryhmän (UNT) välissä. Sanoman alkunimiöryhmässä on tunnus, joka yksilöi sanoman tyypin sovellusalueen sisällä. Tämän perusteella vastaanottaja osaa tulkita sanoman tietosisällön. Lisäksi alkunimiöryhmässä on sanoman esiintymän tunnus, esim. juokseva järjestysnumero, joka yksilöi sanoman lähetyskerran sisällä. Loppunimiöryhmässä on sama yksilöivä tunnus sekä sanomaan kuuluvien tietoryhmien lukumäärä, tämän perusteella vastapuoli voi päätellä sanoman tulleen kokonaisuudessaan perille.
6.2.3 Tietoryhmä
Tietoryhmä alkaa tunnuksella, joka yksilöi sen tyypin sanoman sisällä ja päättyy ryhmän loppumerkkiin. Ryhmän sisällä olevat tiedot ja tietoalkiot ovat aina tietosisältösuosituksen mukaisessa järjestyksessä. Tietoryhmät voivat olla sisäkkäisiä tai tietoryhmä voi toistua sanomassa. Tietoryhmä voi myös olla ehdollinen, jolloin se tilanteesta riippuen voi esiintyä sanomassa tai puuttua siitä. Vastaanottaja havaitsee tietoryhmän puuttumisen seuraavan tietoryhmän tunnisteesta. Ehdollisuus tai pakollisuus kuvataan sanomakohtaisessa tietosisältösuosituksessa. Esimerkki tietoryhmästä on tilausrivi, joka sisältää tuotteen tilaustiedot (yksilöinti, määrä, ...).
6.2.4 Tieto ja osatieto
Tieto voi koostua yhdestä tai useammasta osatiedosta. Tiedot voivat olla toistuvia tai ehdollisia tietoryhmän sisällä, vastaavasti osatieto voi olla toistuva tai ehdollinen tiedon sisällä. Jos ehdolliseksi määritelty tieto tai osatieto jätetään pois tietoryhmästä, vastaanottaja havaitsee puuttumisen erotinmerkkien perusteella. Esim. osoite on tieto, jonka osatietoina ovat lähiosoite, postitoimipaikka ja postinumero.
6.3 Kuljetusjärjestelmä ja sen vaatimukset
Kuljetusjärjestelmän tehtävänä on toteuttaa OVT-aineiston siirto lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Kuljetusratkaisun perusvaatimuksia ovat kattavuus, yhteensopivuus, yhdysliikennemahdollisuudet, riittävä palvelutaso sekä tietoturva.
Kattavuudella tarkoitetaan sitä, että kuljetusjärjestelyn tai -palvelun on oltava koko tiedonsiirtoyhteisön käytettävissä.
Yhteensopivuudella turvataan eri siirto-osapuolien tietojärjestelmien keskinäinen liitettävyys ja kommunikointi. Yhteensopivuus voidaan saavuttaa noudattamalla standardeja, suosituksia tai teollisuusstandardimenettelyjä.
Yhdysliikenteen avulla mahdollistetaan erilaisten kuljetusjärjestelmien, -palveluiden ja verkkojen välinen tiedonsiirto.
Palvelutasovaatimukset ovat käyttötarpeen mukainen käytettävyys ja suorituskyky. Käyttötarve määräytyy siirrettävien aineistojen koosta, siirto-osapuolien määrästä, siirtorytmistä sekä siirtoajankohdista.
Yritysten välillä siirrettävät tiedot ovat yleensä luottamuksellisia liiketietoja. Tietosuojavaatimukset ovat tällöin välttämättömät. Aineistojen on kuljettava lähettäjältä vastaanottajalle muuttumattomina, vastaanottajan on voitava tunnistaa aineiston lähettäjä sekä aineiston joutuminen vääriin käsiin on voitava estää salauksella.
OVT:ssa käytössä olevia kuljetusratkaisuja ovat mm. Teletex, X.400 sanomanvälitys, palveluverkkojen käyttö, varajärjestelyjä varten on myös määritelty tiedonsiirto tietovälinettä käyttäen. Näistä yleisimmin käytetty ratkaisu on palveluverkot. Palveluverkon tarjoamat mahdollisuudet ovat välivarastoiva tai tietoliikenneverkkojen yhteyspalveluilla toteutettu tiedonsiirto. Näistä välivarastoiva tiedonsiirto on yleisempi. Välivarastoivassa tiedonsiirtopalvelussa tuleva sanoma siirretään vastaanottajan "postilaatikkoon", josta se edelleen siirtyy vastaanottajalle tai josta vastaanottaja käy sen itse noutamassa.
6.4 Kuljetuskerroksen sisäinen rakenne
Kuva 4, kuljetuskerroksen sisäinen rakenne
Jotta monen erilaisen teknisen kuljetusmenetelmän käyttö olisi mahdollista, on kuljetuskerros jaettu vielä kuljetuskehyksen toteuttavaan yleiseen yläkerrokseen ja teknisestä menettelystä riippuvaan alakerrokseen, johon liittyy varsinainen tietoliikennearkkitehtuuri.
Kuljetuskehyksen toteuttavalla yläkerroksella aineisto jaetaan siirtomenettelystä (TTX,MHS,VAN) riippuen riveiksi tai tietueiksi ja niistä koostuviksi suuremmiksi kokonaisuuksiksi eli paloiksi kuten
TTX-dokumenti , MHS-sanoma tai tiedosto. Paloja voi olla useita lähetyskertaa kohti, jolloin on huolehdittava aineiston eheydestä. Palat varustetaan erityisellä kuljetuskehyksellä.
Kuljetuskehys huolehtii seuraavista asioista :
1) Varustaa aineiston erityisellä tunnuksella, jonka avulla vastaanottava järjestelmä tunnistaa, että
kyseessä on OVT-dokumentti.
2) Mahdollistaa verkkotunnisteen avulla reitityksen ja yhdysliikenteen eri kuljetusjärjestelmätoteutusten,
verkkojen ja palveluiden välillä.
3) Yksilöi siirrettävän aineiston lähettäjän antamalla tunnisteella.
4) Yksilöi paloitellussa siirrossa aineiston osat eheyden varmistamiseksi. Paloittelu, sen jatkuminen ja
päättyminen osoitetaan erityisellä jatko- tai loppumerkinnällä.
5) Toteuttaa OVT-siirrolle sovellus- ja yritysmaailman tunnisteisiin (esim. LY-tunnus, EAN, sos-
turvatunnus tai toimialakohtaisesti yhtenäistetyt tunnisteet) globaalin osoitteistuksen, joka on teknisen
siirtomenettelyn osoitteista riippumaton .
7 OVT/EDI Järjestelmämalli
Kuva 5, OVT/EDI järjestelmämalli
OVT-järjestelmämalli on viitemalli käytännön OVT-järjestelmien suunnitteluun ja toteuttamiseen. OVT- järjestelmä on kerrosrakenteinen ohjelmisto, joka muodostuu useasta toiminnallisesta kokonaisuudesta, jotka yhdessä toteuttavat OVT-järjestelmän palvelut. Sen päätoiminnot kerroksittain ovat sovellusliitäntä, esitystapamuunnin ja kuljetusliitäntä. Näiden kerrosten sekä koko järjestelmän toimintaa valvoo hallinta, johon yleensä sisältyy vielä OVT-järjestelmän käyttöliittymä.
7.1 Kuljetusliitäntä
Kuljetusliitäntä on OVT-järjestelmän osa, jolla on kaksi tasoa: kuljetusliitännän yläosa ja kuljetusliitännän alaosa.
Kuljetusliitännän yläosa muokkaa esitystapamuuntimelta tulleet lähetettävät raakasanomat siirtotielle lähetettävään muotoon, OVT-dokumentiksi. OVT-dokumentin perusformaattina voi esimerkiksi tekstinsiirtostandardeissa olla kaikkien tekstinsiirtostandardien tuntema basic vertical A4-sivun kokoisiksi sivutettu tekstitiedosto, jonka mitat ovat 72 merkkiä rivillä ja 55 riviä sivulla. Lisäksi yläosaan kuuluu isojen aineistojen pilkkominen. Vastaanotettaessa kuljetusliitäntä yhdistää paloitellun aineiston ja vastaavasti purkaa sivumuodon esitystapamuuntimen tarvitsemaan tiedostomuotoon.
Kuljetusliitännän alaosa on siirtotielle ominainen automaattisen ohjelmallisen käytön sovitusohjelmisto, joka on aina hyvin OVT-järjestelmäkohtainen kuljetuspalvelusta ja sen toimittajasta riippuva toteutus.
7.2 Esitystapamuunnin
Esitystapamuunnin on OVT-järjestelmän ydinosa. Se toimii kaksisuuntaisena eli se rakentaa ja purkaa EDIFACT-kieliopin mukaisia OVT-sanomia.
Esitystapamuunnin saa lähtötietoina OVT-järjestelmään liitetyltä sovellukselta raakalähtötiedot, joista muunnin rakentaa tietosisältösuosituksen tietosisällön kuvaustiedoston perusteella OVT-tiedoston, joka menee edelleen kuljetusliitännälle. Tietosisällön kuvaustiedosto sallii tietosisällön muuttamisen jälkikäteen, esimerkiksi kansallisen tietosisältösuosituksen harmosinoinnin kansainvälisen tietosisältösuosituksen mukaiseksi, tällöin ei tarvita muutosta muualla kuin kuvaustiedostossa.
Muuntimen vastaanotettua OVT-sanoman, se tarkastaa sanoman syntaktisen rakenteen ja raportoi virheet hallinnan vastaanottolokiin. Sen lisäksi jokaisen tiedon atribuutit tarkastetaan tietosisältösuosituksen mukaisen tietosisällön kuvaustiedostoa vastaan ja kaikki poikkeavuudet raportoidaan lokiin. Mikäli muunnin havaitsee virheitä joko syntaktiseen rakenteeseen tai tietosisältöön liittyen, kyseisen sanoman pääsy sovellukseen asti estyy.
Esiintymistapamuunnin voi olla osa sovellusta tai erillinen järjestelmän osa, jota monet sovellukset käyttävät.
7.3 Sovellusliitäntä
Sovellusliitäntää tarvitaan, koska olemassa olevan OVT-järjestelmään liitettävän sovelluksen tietorakenteet eivät ole suoraan esitystapamuuntimen tarvitsemassa muodossa. Jos sovelluksen tiedot ovat käytettävän tietosisältösuosituksen kannalta riittävät ja siirtotehtävän kannalta rakenteellisesti toistettavat, on OVT-sovitus helppo tehdä.
7.4 Hallinta
OVT-järjestelmän hallinnan tehtävä on määritellä ne välttämättömät käsitteet, joilla OVT-liikenteen nimeämis- ja osoitekäytännöt voidaan yhtenäistää. Lisäksi hallinnan tehtävä on valvoa siirtotehtävien suoritusta ja olla OVT-vastaavan käyttöliittymä.
7.4.1 OVT-liikenteen käsitteitä
OVT-aineistojen siirtoon osallistuvasta organisaatiosta käytetään nimitystä osapuoli. Osapuoli voi tarkoittaa joko lähettäjää tai vastaanottajaa, eli se on käsitteenä symmetrinen. Osapuolen määrittelemät välttämättömät tiedot ovat 1) osapuolitunnus ja 2) kuljetusosoite.
Osapuolta käytetään muodostettaessa toista OVT-liikenteen käsitettä, tietoyhteyttä. Tietoyhteys yhdistää tiedonsiirtoon osallistuvat sovellukset yksiselitteisesti vain joko lähettävässä tai vastaanottavassa suunnassa. Sovellus voi aktivoida koko OVT-siirtoprosessin muodostamalla siirtotehtävän aineiston ja liittämällä siihen osoitetiedoksi tietoyhteystunnuksen. Tietoyhteyden määrittelevät yhdessä :
- tietoyhteystunnus (sovelluksen käyttöön)
- lähetysosoite (kuljetusosoite)
- vastaanotto-osoite (kuljetusosoite)
- dokumenttiotsikko (vapaa tekstirivi)
- lähettäjä (osapuolitunnus)
- vastaanottaja (osapuolitunnus)
- aineistotyyppi
- esitystapatunnus (esitystapamuuntimen nimi)
- sovellusalue (sovellusalueen nimi)
- tietovirta (tietosisältösuosituksen nimi),
- versionumero (numero)
- aineisto (aineiston nimi)
- dokumentin maksimikoko (vastaanottajan maksimipala)
- käsittelevä sovellus (aineiston käsittelijä)
OVT-liikenne on perusluonteeltaan erämuotoista tiedonsiirtoa. Yksittäisen eräsiirron peruskäsite on siirtotehtävä. Siirtotehtävä on luonteeltaan hetkellinen tietojoukko, jonka avulla voidaan aktivoida OVT-siirto ja yksilöidä siirronaikaiset tapahtumat. Se sisältää tiettyyn tietoyhteyteen liittyvän yhden aineiston siirtoon liittyvät tiedot. Käyttäjän ja hallinnan kannalta tärkein tieto on siirtotehtävän tila. Siirtotehtävän olennaisin tieto on itse kullakin kertaa siirrettävä tieto eli aineisto.
7.4.2 Hallinta käyttäjän kannalta
Hallinnan käyttäjän kannalta osapuolitiedot ovat varsin pysyviä perustietoja, jotka muuttuvat harvoin, sen sijaan uusien osapuolien luominen on jo useammin tarvittava toimenpide. Tietoyhteyksiä on tavallisesti useita ja monen suuntaisia samojen osapuolien kesken. Niiden ylläpitoa tarvitaan usein.
Siirtotehtävä luodaan aina kun OVT-järjestelmä lähettää, jolloin sovellus tai sovellusliitäntä luo siirtotehtävän, tai kun kuljetusliitäntä vastaanottaa tunnistetun OVT-aineiston, jolloin se luo siirtotehtävän. Siirtotehtävien tilamonitorit ovat hallinnan käyttöliittymistä ehkä tärkeimpiä käyttäjälle.
Hallinnan lokiin tulee kirjaantua kaikista OVT-järjestelmän lähetyksistä ja vastaanotoista seuraavat tiedot : tapahtuman päiväys ja kellonaika, tapahtuman tyyppi ts. lähetys vai vastaanotto sekä tapahtuman lopputilana Ok tai virheilmoitus. Käytännön järjestelmissä lokin kirjaukset ovat tavallisesti vielä näitä laajemmat. Käyttäjän kannalta tärkeitä lokiin liittyviä toimintoja ovat lokin selaus ja avainsanoilla etsintä.
8 EDI ja laki
8.1 Lakiin liittyvät näkökohdat
EDI:n lisääntyvä käyttöönotto on muuttanut perinteiset yritystoimintaa koskevat lait osittain vanhanaikaisiksi. Kenties juuri suurimmat EDI:in liittyvät ongelmat liittyvät lakiin. Tästä huolimatta EDI:in liittyviä kiistoja ei ole juuri noussut oikeuteen asti. Tähän on monia syitä mm:
1) EDI:n käyttöönotto vaatii paljon yhteistyötä ja testausta siirtoon osallistuvien osapuolten kesken,
tällöin väärinkäsitykset, jotka kenties myöhemmin johtavat riitatilanteisiin ovat hyvin harvinaisia.
2) EDI vähentää tai eliminoi kokonaan esimerkiksi sellaiset virheet, jotka johtuvat tiedon manuaalisesta
syöttämisestä tietojärjestelmiin, vähentäen näin esim. tilauksiin liittyviä väärinkäsityksiä.
3) Usein EDI:ä käytetään kahden suuryrityksen tai suuryrityksen ja sen toimittajien väliseen viestintään.
Usein tällaiset suhteet ovat niin tärkeitä, että ne ylittävät yksittäisten sopimuksien
tulkintaerimielisyydet.
Vaikka vakavat erimielisyydet ovat harvinaisia, on niihin kuitenkin EDI:n jatkuvasti yleistyessä varauduttava. Tärkeitä EDI:ssä huomioitavia laintieteellisiä näkökohtia ovat :
1) Sähköisessä muodossa olevien dokumenttien käytettävyys todistusaineistona
EDI:llä siirretyt ja varastoidut dokumentit ovat vaarassa tahattomalle tai tahalliselle korruptoitumisille tai muutoksille. Periaatteessa ei kuitenkaan ole esteitä sähköisessä muodossa olevien dokumenttien käyttämisessä todistusaineistona. Tällöin on otettava huomioon seuraavat kolme asiaa :
- Tietokonelaitteistot ja ohjelmistot toimivat normaalisti, toisin sanoen suunnitellulla ja dokumentoidulla
tavalla, kun dokumentti vastaanotettiin.
- On käytetty sellaisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan dokumenttien tarkkuus, kun ne on normaalin
liiketoiminnan ohella talletettu tietojärjestelmiin, ts. että dokumentit on talletettu tietojärjestelmiin silloin,
kun vastaavat liiketoimintaan liittyvät tapahtumat ovat sattuneet.
- Tiedon käsittely ja varastointimenetelmät ovat olleet sellaisia, että tieto, joka on talletettu, on varmasti
luotettavaa.
Menetelmiä, joilla organisaatio voi varmistaa dokumenttiensa uskottavuuden ovat : käyttämällä riittävän hyviä ja laadukkaita ohjelmistoja ja laitteistoja, varmistamalla tiedon talletuksen täsmällisyys ja tietoturva sekä varmistautumalla siitä, että jokainen tietojärjestelmän toiminto on dokumentoitu riittävällä tarkkuudella.
2) Autenttisuus
Monet lait edellyttävät, että tietyt lailliset dokumentit ja sopimukset ovat paperilla ja päättyvät allekirjoitukseen. Näin siksi, että paperin ja musteen fyysisten ominaisuuksien avulla voidaan jonkun riippumattoman osapuolen taholta varmistua sopimuksen autenttisuudesta, eli sopimuksen osapuolista ja siitä että sopimusta ei ole muuteltu jälkikäteen. Sähköisessä muodossa olevalta dokumentilta puuttuvat nämä ominaisuudet, joten tähän asiaan on kiinnitettävä erityistä huomiota. On kuitenkin olemassa tapoja, joilla sähköisessä muodossa olevat dokumentit saadaan autenttisiksi.
3) Sopimukset
Perinteinen sopimus tulee sitovaksi silloin, kun toimittajayritys lähettää ostajan tilaukseen tilausvahvistuksen. EDI:ä käytettäessä on kuitenkin epäselvää, mistä lähtien sopimuksen voidaan katsoa olevan voimassa. Tälle on useita mahdollisuuksia esim:
1. Ajankohta, jolloin tilausvahvistus lähtee eteenpäin toimittajan tietojärjestelmästä.
2. Ajankohta, jolloin viesti saapuu ostajan sähköiseen postilaatikkoon, olettaen, että kuljetusmenettelynä
käytetään VANia.
3. Ajankohta, jolloin ostaja hakee viestin sähköisestä postilaatikosta, olettaen, että kuljetusmenettelynä
käytetään VANia.
EDI:ä käytettäessä on tarkkaan sovittava, milloin sopimus tulee voimaan, tai mikä laki valvoo sopimusta, EDI siirron ollessa kansainvälistä.
4) Vastuukysymykset
Tyypillisessä EDI siirrossa on yleensä kolme osapuolta : EDI sanoman lähettäjä, sanoman vastaanottaja, ja koska suurin osa EDI:n käyttäjistä kommunikoi palveluverkkojen kautta, myös kuljetuspalvelun tarjoaja.
Virheiden välttämiseksi on määriteltävä kunkin osapuolen velvollisuudet ja se kuka on vastuussa virheistä ja niiden aiheuttamista menetyksistä.
Lähettäjän velvollisuuksiin sisältyy : sanoman lähettäminen oikeassa formaatissa ja käyttäen oikeaa protokollaa, suojata sanoma korruptoitumiselta, varmistua siitä että sanoma on oikein osoitettu vastaanottajalle, varmistua että vastaanottaja saa selville sanoman lähettäjän, pitää yllä tietolokia sekä suojata lähetetyn sanoman luottamuksellisuus.
Vastaanottajan velvollisuuksiin sisältyy : varmistua että sanoma on tarkoitettu vastaanottajalle, kuitata ja verifioida sanoma sekä säilyttää saadun sanoman luottamuksellisuus ja tietoturva.
Kuljetuspalvelun tarjoajan velvollisuuksia ovat : sanoman kuljetus oikeassa formaatissa ja käyttäen oikeaa protokollaa, huolehtia siitä että sanoma kulkeutuu oikealle vastaanottajalle ja suojata sanoman luottamuksellisuus.
8.2 Osapuolten väliset sopimukset
Lakiin liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi on kehitetty EDI tiedonsiirtoon osallistuvien osapuolten välille sopimusmalleja, jotka pyrkivät määrittelemään tarkkaan osapuolten oikeudet ja velvollisuudet sekä mihin toimenpiteisiin ryhdytään virhetilanteiden sattuessa. Tällainen sopimusmalli on esim. UNCID eli Uniform Rules of Conduct for the Interchange of Data by Teletransmission. UNCID tarjoaa taustatietoja EDIFACTin käyttäjille, sekä perustan, jolle osapuolet voivat rakentaa varsinaisen EDI-sopimuksen.
9 EDI ja Internet
Kenties merkittävin kehitysalue EDI:n alueella tulee olemaan siirtyminen enenevissä määrin Internetin käyttöön EDI-sanomien kuljetuksessa. Internet on pienille yrityksille edullinen tietoliikenneratkaisu, jolla tästä syystä tulee olemaan suuri merkitys EDI:n käyttäjäkunnan kasvattamisessa.
Kaupankäynti Internetissä on yhä melko uutta, vaikkakin se on kasvamassa voimakkaasti. Tällä hetkellä käynnissä oleva voimakas panostus erityisesti Yhdysvalloissa Internetin sovellusten kehittämiseksi enemmän liikemaailman tarpeita vastaavaksi, tulee helpottamaan myös EDI:n tuloa Internetiin.
Palveluverkkojen tarjoama välivarastoiva palvelu ei sovellu kaikkiin EDI:n käyttötarkoituksiin, joissa vaaditaan reaaliaikaista tiedonsiirtoa suoraan vastaanottajalle. Tällöin on Internet luonnollinen ratkaisu OVT-aineistojen kuljetukseen.
10 Yhteenveto
EDI:llä tarkoitetaan sähköisessä muodossa olevaa standardimuotoista tiedonsiirtoa, joka tapahtuu suoraan kahden tietojärjestelmän välisenä ilman ihmisen suoranaista vaikutusta. Sen avulla avulla poistuvat manuaalisen tiedonsiirron ongelmat, joita ovat hitaus ja virhealttius.
EDI:n hyödyt voidaan jakaa helposti havaittaviin ja mitattavin suoriin hyötyihin, EDI:n mahdollistamien muutoksien aiheuttamiin epäsuoriin hyötyihin ja pitkän aikavälin strategisiin hyötyihin, jotka ovat vaikeimmin mitattavissa.
EDI ei sovellu helposti perinteiseen lainsäädäntöön. On kuitenkin olemassa keinoja, joilla EDI-dokumentit saadaan autenttisiksi ja joilla lisäksi sähköisessä muodossa olevat sopimukset saadaan oikeuden edessä uskottaviksi.
Kun organisaatioiden välillä päätetään käyttää EDI:ä tiedonsiirtoon on sovittava kunkin siirtoon osallistuvan osapuolen, sekä myös kuljetuspalvelun tarjoajan vastuista ja velvollisuuksista. EDI-sopimusten tekoon on kehitetty valmiita sopimusmalleja, jotka pyrkivät ottamaan kaikki vastuukysymykset tarkoin huomioon.
11 LÄHDELUETTELO
INSKON JULKAISU 130-90, OVT-PERUSKURSSI
INSKON JULKAISU 21-89, OVT/EDI YLEISTYY
Thomas Jefferson, A Road Map To EDI,
(http://www.ecworld.org/Resource-Center/Agora/Roadmap/content.html)
Risto Hämeen-Anttila, Pertti Hölttä, Seppo Niinioja, Tietoliikennejärjestelmät
