Active-X, Microsoftin kehittämä olioteknologia, joka sopii WWW käyttöön. |
CGI, Common Gateway Interface, Ohjelmointirajapinta WWW:n ja esim. tietokantapalvelinten väliseen kommunikointiin ja tiedon siirtämiseen. |
Data Warehouse ratkaisut, Keinot dokumenttien ja tietämyksen hallintaan. |
Globalware,Ryhmätyöjärjestelmillä tuotettuatietoa luetaan WWW- selaimilla. |
Extranet, Yrityksen Intranet tyypisten palvelujen tarjoaminenyrityksen asiakkaille tai sidosryhmille. |
Firewall(palomuuri), Systeemi jonka läpi kulkee kaikki liikenne yrityksen sisäisen verkon ja ulkoisen(Internet) |
verkon välillä. Koostuu laitteista ja ohjelmistoista.FTP, File Transfer Protocol, Internet verkoissa käytettäväprotokolla tiedostojen siirtämiseen. |
HTML, HyperText Markup Language, tiedon kuvauskieli WWW-sivujen esittämiseen. |
HTTP, Verkkoprotokolla hyperteksti dokumenttien nopeaan siirtämiseen. |
Internet, Maailmanlaajuinen avoin tietoverkko, jossa käytetäänTCP/IP protokollaa. |
Intranet, Yrityksen sisäinen verkko, jossa hyödynnetäänInternetin protokollia ja ohjelmia. |
Java, Sun Microsystemsin kehittämä laitteistoriippumatonohjelmointikieli, joka sopii erityisen hyvin Internet ja Intranetohjelmointiin. |
JScript, Netscapen kehittämä scriptikieli yksinkertaistentoimintojen suorittamiseksi WWW-sivuilla. |
Perl, Scriptien kirjoittamiseen sopiva ohjelmointi kieli. |
SSL, Secure Sockets Layer, RSA-salausalgoritmiin perustuva salaustekniikka. |
Työryhmä ohjelmistot, Työryhmien yhteistentietojen hallintaan, ja kommunikointiin tarkoitetut ohjelmistot. |
VBScript, Microsoftin Visual Basiciin perustuva scriptikieli. |
WWW, World Wide Web, Web, Internet verkossa käytettävätekniikka tekstin, kuvien ja äänen siirtoon. |
WWW-palvelin, Intranet tai Internet verkon palvelin, jossa ajetaan WWW-palvelin-ohjelmistoa. Se vastaa verkosta tuleviin pyyntöihin lähettäen kysyjälle halutut tiedot. |
Intranet on eräs tämän hetken tietotekniikka alan
kuumimpia puheenaiheita. Se on eräs nopeimmin kasvavia alueita
koko tietojenkäsittely teollisuudessa ja samalla maailmanlaajuisen
Internet verkon nopeimmin kasvava osa-alue.
Vuonna 1993 esitellyn World Wide Web-standardin yleistymisen jälkeen
Internet verkon suosio on kasvanut räjähdysmäisesti.
Helppokäyttöinen hypertekstiin perustuva käyttöliittymä,
ja mahdollisuus yhdistellä tekstiä, kuvia, ääntä
ja jopa liikkuvaa kuvaa ovat tehneet siitä oivallisen tavan
jakaa ja hallita erityyppistä tietoa. Viime vuosina myös
yritykset ovat alkaneet käyttämään Internetistä
tuttuja tekniikoita omissa sisäisissä tietojärjestelmissään.
Intranetillä tarkoitetaan juuri tätä eli, Internet
verkossa käytettävien tekniikoiden käyttämistä
tietyn organisaation sisäiseen tiedon jakamiseen ja hallintaan.
Helppokäyttöisyyden ja hyvien tiedonhallintaominaisuuksien
lisäksi Intranet verkot ovat suhteellisen edullisia rakentaa
verrattuna perinteisiin tietojärjestelmiin, joten ei ihme
ettei mikään ole voinut pidätellä yritysten
valtavaa innostusta Intranet verkkoja kohtaan. Intranet verkkojen
merkityksestä saa hyvän kuvan konsulttiyritys Zona Researchin
tutkimuksesta. Sen mukaan kolmen vuoden päästä
myydään Intranet-palvelimia noin 13 miljardilla dollarilla,
kun samaan aikaan vastaava Internet-palvelimien markkinapotti
arviodaan olevan vain 2 miljardia dollaria. On selvästi nähtävissä
että, Internet tekniikat ovat siirtymässä avoimesta
verkosta yhä enemmän yritysten sisäisiin verkkohin.
Intranet verkkojen sovellukset lähtevät yleensä liikkeelle keskitetystä tiedon jakamisesta sisäisten WWW sivujen avulla. Sitten niitä laajennetaan yrityksen tietokantojen hyödyntämiseen, tiedon hallintaan ja ryhmätyön tukemiseen. Tulevaisuuden tärkeimpiä trendejä ovat erityisesti ryhmätyön hallinta verkon yli videokonferenseineen ja jaettuine työpöytineen. Yhtenäisen avoimen standardin edut ovat niin suuret, että on hyvin todennäköistä, että Intranet tyyppinen käyttöliittymä tulee hallitsemaan yritysten tietojenkäsittelyä tulevaisuudessa.
Intranet on sen verran uusi käsite, ettei sille ole mitään
yksikäsitteistä määritelmää. Se
on kuvattu mm. "Internetiksi pullon sisällä",
sekä "Suurimmaksi tuotantovälineeksi sitten liukuhihnan".
Vähän virallisempi määritelmä on "Julkisesta
Internetistä palomuurein eristetty yrityskohtainen verkko,
johon sisäiset järjestelmät rakennetaan Internetissä
yleistyneillä työkaluilla perinteisten sovelluskehitysvälineiden
sijasta".
Kaikille määritelmille on ominaista intranetin rajoittuminen
tietyn organisaation sisälle. Intranetin koko voi kuitenkin
vaihdella, aina yhtä työryhmää palvelevasta
Web palvelimesta aina tuhansien palvelimien verkkoihin. SunWeb
on ainakin palvelimilla laskettuna maailman suurin Intranet. Sitä
palvele tällä hetkellä yli 3000 palvelinta. Toisin
kun avoimessa Internetissä Intranetin käyttäjät
rajoittuvat ainoastaan yrityksen henkilökuntaan. Ulkopuolisten
pääsyä yrityksen sisäiseen verkkoon ei sallita.
Koska intranet pohjautuu täysin Internet verkkoon, käytetään
siinä samoja protokollia kuin Internetissä. Tiedon siirrossa
käytetään TCP/IP protokollaa. Vähintään
palvelin puolen pitää tukea TCP/IP protokolla. Asiakas
puolella voidaan ajaa esim. Novellin IPX:ää, mutta silloin
tarvitaan ohjelmisto protokollien muuntamiseen. Sovellusprotokollat
ovat myös Internetistä tuttuja kuten SMTP,HTTP,FTP ym.
Täten myös lähes kaikki Internetissä käytössä
olevat ohjelmistot soveltuvat sellaisenaan myös Intranet
käyttöön. Avoimet protokollat ovat juuri yksi intrenaetin
tärkeimmistä eduista. Se mahdollistaa eri järjestelemien
yhteenliittämisen ilman monimutkaisia ja kalliita yhdyskäytäviä.
Eräs merkittävä ero intranetin ja Internetin välillä on verkkojen nopeus. Kaikki Internet verkkoja käyttävät tuntevat sen pahimman ongelman eli hitauden. Valtavat käyttäjämäärät ja rajoitettu tietoliikenne- ja tietojenkäsittelykapasiteetti tekevät verkosta välillä ärsyttävän hitaan. Tätä hitautta ei välttämättä esiinny yritysten sisäisissä intranet verkoissa. Verkkojen käyttäjät rajoittuvat yrityksen henkilökuntaan, jolloin vähän vaatimattomallakin tietoliikenne kapasiteetilla päästään usein aivan mukaviin nopeuksiin. Tämä vaatii tietenkin yritykseltä riittävää tietoliikenteen perus infrastruktuuria.
Intranet tekniikoiden esiinmarssilla on ollut vaikutusta erityisesti
työryhmäohjelmistojen markkinoihin. Jotkut ovat povanneet,
että intranet pohjaiset järjestelmät tulisivat
jopa kokonaan korvaamaan perinteiset työryhmäohjelmistot.
Tämä on ainakin toistaiseksi liioteltua, mutta Intranet
on selvästikkin antanut työryhmäohjelmistojen valmistajille
paljon uutta mietittävää.
Yritysten työryhmät toimivat usein pysyvästi tai
väliaikaisesti erillään toisistaan. Siitä
huolimatta yhteistyön pitäisi sujua saumattomasti. Työryhmäohjelmistojen
tehtävänä onkin tukea teamin työskentelyä
ajasta ja paikasta riippumatta. Tarvittavia ominaisuuksia ovat
mm. dokumenttien jakaminen, versiointi, tietoturva kysymykset,
erityyppisen tiedon tallentaminen ja hakeminen, erilaisten viestien
lähettäminen ja teamien keskusteluryhmien pitäminen
ja keskustelujen arkistoiminen.
Työryhmäohjelmisto markkinoilla selvä markkinajohtaja
on ollut jo pitkään Lotus Notes, ja sitä pidetäänkin
lähes synonyyminä ryhmätyöohjelmistolle. Tämän
takia seuraavassa tekstissäkin viitataan usein Lotus Notesiin.
Muita työryhmäohjelmistoja ovat mm. Microsoftin Exchange
ja ICL:n TemWare. Intranet ratkaisuilla on selvästi monia
potentiaalisia etuja perinteisiin työryhmäohjelmistoihin
nähden, mutta toistaiseksi työryhmäohjelmistot
ovat vielä monella tärkeällä osa-alueella
monta askelta edellä.
Bill Robertsin on verrannut perinteisiä työryhmäohelmistoja ja intranet ratkaisuja. Hänen mukaansa kuusi tärkeintä tekijää työryhmä ohjelmistojen valinnassa ovat:standardit, tietoturva, replikointi, sovelluskehitys työkalut, objektien varastointi ja viestintä mallit. Seuraavassa tarkastellaan näitä sekä muutamaa muuta tärkeätä työryhmäohjelmistojen ominaisuutta yksitellen.
Valmiista työryhmä ohjelmistoista kuten Notes:sta on olemassa patentoitu ja käytännössä testattu standardi. Tällä on sekä omat hyvät, että huonot puolensa. Etuna on testatun standardi vakaus ja toimivuus verrattuna uusimpiin Intranet ohjelmistoihin, jotka on tehty niin kovalla kiireellä, että ne vilisevät virheitä. Patentoidun tuotteen varjopuolena on sovellus kehittämisen kalleus, nojautuminen ainoastaan yhteen ohjelmisto valmistajaan, ja ohjelmiston yhteensopivuus muihin järjestelmiin. Avoimen standardien intranetissä tärkeä etu on juuri vapaus valita erilaisten ohjelmien välillä, ja standardien hyvä yhteensopivuus. Tosin työryhmäohjelmistoihin kuten Notesiin löytyy yhdyskäytävä lähes kaikkiin tunnetuimpiin standardeihin.
Patentoiduilla ja valmiiksi testatuilla ohjelmistolla voidaan käyttää mitä tahansa valmistajan valitsemaa tietoturva standardia. Näin on tehty mm. Notesissa jossa RSA salaustekniikkaan perustuva salausjärjestelmä on erittäin kattava. Intranet sen sijaan joutuu usein turvautumaan tietoturvaltaan heikoimpiin ohjelmistoihin ja palomuureihin. Lisäksi virheellisistä ohjelmista ja tietokanta yhdyskäytävistä kuten CGI:stä löytyy monia turvallisuus aukkoja. intranetistäkin löytyy useita salaukseen käytettäviä menetelmiä. Menetelmiä ovat mm. Netscapen käyttämä SSL, SHTTP Commerce Net:ltä ja suomalaista alkuperää oleva SSH. Mikään menetelmä ei ole kumminkaan vielä saanut virallisen standardin asemaa, mikä on vaikeuttanut salausmenetelmien käyttöönottoa.
Replikoinnilla tarkoitetaan fyysisesti monessa paikassa sijaitsevien tietokantojen yhdenmukaisina pitämistä. Eräänä Lotus Notesin tärkeänä etuna on pidetty juuri sen hyvää replikointi kykyä. Se mahdollistaa usean kopion pitämistä samasta tietokannasta useilla servereillä. Tällöin tietojen haku on nopeampaa ja kallista tietoliikenne kapasiteettia ei tarvitse käyttää niin paljon. Serverit hoitavat tietojen päivityksen kyselemällä toisiltaan tietyin väliajoin muuttuneita tietoja ja päivittämällä ne. Intranetin puolestapuhujat ovat sanoneet, että replikointia ei tarvita intranetissä, koska mitään tietoa ei tarvitse siirtää. Tämä kuulostaakin hyvältä, mutta käytännön toteutuksissa voi tulla ongelmia. Erilaiset proxy palvelimet toimivat intranet verkoissa vähän replikoinnin tavoin, varastoimalla usein käytettyä informaatiota paikallisesti, ja tällä tavalla voidaankin mahdollisesti ratkaista replikoinnin ongelma. Reaaliaikaisuutta vaativissa järjestetelmissä replikointin ei tietenkään toimi. Tärkeänä tekijänä on myös liikkuville käyttäjille tarjottava tieto. Myynti edustaja voi ladata Notes kannan kannettavaan koneeseensa, ja päivittää reissulla päivitetyt tiedot muihin kantoihin palattuaan. Intranetin puolestapuhujien mukaan johdottoman dataliikenteen leviäminen tekevät tästä ominaisuudesta nopeasti tarpeettoman.
Usein ohjelmistojen perussovellukset eivät riitä, kun niiltä ruvetaan vaatimaan yritykselle spesifisiä vaativampia toimintoja. Tällöin ohjelmistojen päälle pitää itse rakentaa sopivasti modifioituja ratkaisuja. Tätä varten nopeiden sovellus kehittimien olemassaolo on tärkeää. Lotukselle löytyy omat makrokielensä ja sen lisäksi sovelluksia on myös mahdollista ohjelmoida myös jonkun perinteisemmän ohjelmointi kielen kuten C/C++:n avulla. Notesia varten löytyy myös laaja sovellus kehittäjien verkosto. Intranettiä varten ei ole vielä toistaiseksi mitään yhtä ainoata oikeata kehitysvälinettä. Sunin Javasta semmoinen on mahdollisesti tulossa, mutta lisäksi on monia muita mahdollisuuksia kuten Microsoftin Active-X teknologia, CGI-scriptit, Perl ym. Lisäksi mm. tietokanta liittymille on kehitetty monia valmistaja spesifisiä ratkaisuja.
Tärkeä työryhmäohjelmstojen ominaisuus on tiedon varastointi ja tarvittavan tiedon etsiminen laajoista tieto massoista. Notes:n objekti malli on ratkaissut monia monimutkaisia asioita. Se pystyy tallentamaan eri tyyppistä(ei rakenteellista) informaatiota, linkittämään tietoa muiden yrityksen tietovarastojen kanssa, mahdollistamalla käyttäjän hakea tietoa ja järjestää sitä tukien teksti hakua, version hallintaa ja linkittämistä toisiin dokumentteihin.
Intranet verkkojen kehittäjät ovat alkaneet myös päästä käsiksi näihin kysymyksiin. Internet verkoista tuttuja hakurobotteja on sovitettu intranet verkkoihin ja työryhmä työskentelyyn sopiviksi. Tuotteistajina ovat mm. Internetin haku palveluista tunnettu Digital Alta Vista Forumillaan ja Netscape Catalog Serverillään. Intranetissä on toistaiseksi ongelmana tiedon tuottaminen. Html kielellä tiedon säännöllinen tuottaminen ja hallinta on liian vaikeaa, varsinkin kun puhutaan teamityöhön tarkoitetuista sovelluksista. Onkin hyvin mahdollista, että tulevaisuudessa tiedon tuottamiseen tullaan käyttämään työryhmäpohjaista järjetelmää joka automaattisesti tuottaa tiedoista hyvin jäsennellyn html sivun jota voidaan sitten kätevästi tarkastella Web selaimen avulla.
Viestien lähettäminen ja ryhmäkeskustelujen hallinta ovat myös tärkeä lenkki ryhmätyöohjelmistojen maailmassa. Perinteinen sähköposti tulee säilymään tärkeänä osana viestintä järjestelmään. Sähköpostin keinot tiedostojen lähettämisestä liitteenä kaikille asianosaisille ei ole kovin tehokasta ja vie paljon tiedonsiirto kaistaa ja tallennustilaa. Tehokkaampi tapa on lähettää asianosaisille viesti, jossa kehotetaan katsomaan kyseistä asiakirjaa, joka sijaitsee yhteisesti hallitussa tietokannassa. Myöskin työryhmien väliset keskustelut pitää arkistoida ja niitä pitää pystyä selaamaan ja tutkimaan helposti. Muita tärkeitä toimintoja tulee olemaan yhteisten työpöytien ja dokumenttien hallinta ja videokonferenssit verkon yli.
Erityisesti yritysten talousjohtoa mielyttävä tekijä Intranet ohjelmien eduksi on hinta. Ryhmätyöohjelmistojen lisenssit ovat yleensä hyvin kalliita. Ohjelmistot ovat tarkasti patentoituja, ja sekä käyttönottoa että kehitystä varten joudutaan maksamaan erilliset lisenssit. Intranetissä käytettävät perusohjelmistot ovat yleensä hyvin halpoja tai jopa ilmaisia. Alhaiset hinnat johtuvat kalliiden lisenssien puuttumisesta Internet protokollissa ja hyvin kilpailluista markkinoista Internet ohjelmistoissa. Tosin monet Intranet ohjelmistot ovat vielä kehitysvaiheessa, ja tulevaa hintatasoa on vaikea arvioida. Yhtenäinen käyttöliittymä ja yhteiset protokollat karsivat myös huomattavasti erityypisten ohjelmistojen sovittamiseen tarvittavista kustannuksista. U.S. Computer:n suorittaman ja Sun's Internet Commerce Groupin rahoittaman tutkimuksen mukaan Web tekniikat voivat vähentää yritysten verkko kustannuksia jopa 11 miljardia seuraavan 4 vuoden aikana suurissa verkoissa.
Hinnan lisäksi toinen tärkeä intranetin eduista on helppokäyttöisyys. Selainpohjaisten käyttöliittyminen käyttö on Windows-käyttöliittymiäkin helpompaa. Helppokäyttöisyyden ansiosta järjestelmien käyttö ei vaadi niin paljon käytön harjoittelua ja koulutusta. Näin säästetään koulutuskustannuksissa, ja päästään nopeammin käsiksi tuottavaan työhön.
Web pohjaiset työryhmäohjelmistot ovat tuoneet uusia vaihtoehtoja työryhmäohjelmistojen markkinoille. Kumminkaan intranet pohjaiset ohjelmistot työryhmien hallintaan eivät ole vielä aivan valmiita, joten perinteiset työryhmäohjelmistot ovat vielä askeleen edellä useilla tärkeillä osa-alueilla. Luultavasti kummatkin järjestelemät tulevat elämään jonkinlaisessa sovussa ainakin lähitulevaisuudessa. Perinteisiin työryhmäohjelmistoihin on rakennettu ja rakennetaan yhä parempia Web yhdyskäytäviä, jolloin ne integroituvat helposti Intranet järjestelmiin. Viestintäjärjestelmä tullee muodostumaan lähiaikoina kahdesta avainkomponentista: www-järjestelmästä tiedon julkaisemisessa ja ryhmätyöjärjestelmää tiedon tuottamisessa. Tätä ilmiötä voidaan kutsua Globalwareksi.
Intranetin kiehtovuutta yrityksille kuvaa hyvin professori Arto
Karila TKK:lta. Hänen mukaansa yritykset saavat Intranetin
avulla laitteisto ja käyttöjärjestelmäriippumattomat
käyttöliittymät ilman asennusta.
Lisäksi kun verkon käyttäminen on helppoa ja verkkojen rakentaminen on edullista verrattuna perinteisiin menetelmiin ei tarvitsekkaan juuri ihmetellä intanetin mahtavaa suosiota. Tärkeinä tekijöinä on kumminkin osaltaan myös perinteisen tiedon hallinnan ongelmat.
Tiedon käsittelyssä on perinteisesti ollut mm. seuraavia ongelmia.
Intranet tarjoaa lähes kaikille näille ongelmille ratkaisun, kuten edempänä näemme.
Eräs Intranetin avainkäsitteistä on pysyvän informaatio hallinta. Se auttaa selittämään, miksi yritykset ovat niin kiinnostuneita tästä uudentyyppisestä tavasta hyödyntää tietokoneverkkoja. Suurin osa vastaanottamastamme informaatiosta on hyvin lyhytaikaista. Esim. seuraavan bussin lähtöaika, kutsuilla tavatun henkilön nimi ym. Ne ovat asioita jotka saattavat unohtua muutamassa minuutissa. Kaikki informaatio ei ole kumminkaan lyhytaikaista vaan pikemminkin sellaista, joka on muistettava nyt ja voitava palauttaa helposti ja nopeasti mieleen myös epämääräisen pitkänkin ajan kuluttua. Esimerkkejä pysyvästä informaatiosta ovat työntekijöiden loma-ajat yhteistyökumppanien yhteystiedot ym. Jos pysyvä informaatio tallennetaan hajalleen moniin eri paikkoihin, kuten puhelinnumerot paperikortistoon, faksinumerot pöytämikroon, sovitut tapaamiset päivyriin, tietoja on hyvin hankala tarvittaessa löytää nopeasti. Perusongelma on siis tiedon hajauttaminen. Intranet on ratkaisu tälläisiin ongelmiin. Siinä pysyvä tieto voidaan tallennetaan yhteen paikkaan, jossa se on helppo päivittää ja ylläpitää. Kaikki verkon käyttäjät pääsevät tietoon käsiksi sähköisesti milloin tahansa ja mistä tahansa. Keskitetyn tiedon hallinnan avulla saavutettavat edut ovat niin suuret, että useat Intranetin käyttöönottoon miettivät yritykset ovat sitä mieltä, että yrityksen raportointi tulee vähitellen keskittymään kokonaan intranettiin.
On selvästi nähtävissä useita voimia, jotka
nopeuttavat intranetien yleistymistä.
Internetin suosio kasvaa jatkuvasti. On todennäköistä,
että ihmiset, jotka ovat todenneet järjestelmän
käytön helpoksi ja mukavaksi Internetissä, haluavat
käyttää samanlaisia systeemejä myös yrityksensä
sisäisissä verkoissa. Vastaavasti yhteistyökumppanit
tulee olemaan yhä enemmän intranet tyyppisiä järjestelmiä,
ja kun tietojärjestelmien yhdistäminen tulee ajankohtaiseksi
on se huomattavasti helpompaa kun käytetään yhteisiä
protokollia.
Internet julkaisuohjelmien käyttö on helpottunut huomattavasti
Web:n alkuajoista. HTML kielen tunteminen ei ole enään
perusedellytys normaalien Web sivujen tekemiseksi. Julkaisuvälineet
on integroitu lähes kaikkii uusimpiin toimisto ohjelmiin.
Täten toimisto ohjelmien käyttäjien ei tarvitse
oppia uusia työkaluja tiedon julkaisemiseksi Intranetissä.
Ohjelmista löytyy Web julkaisu ominaisuus, jonka avulla valmis
asiakirja tai laskenta taulukko voidaan helposti julkaista Intranetissä.
Näin lähes kuka tahansa voi julkaista tietoja intranetissä.
Intranetistä tutut välineet tulevat luultavasti myös
integroitumaan perinteisiin käyttöliittymiin, niiden
käyttö hoituu samalla. Vastaavasti intranet ohjelmistotkin
tulevat kehittymään yhä helpompi käyttöisiksi
ja monipuolisemmiksi, jolloin lähes kaikki tarvittavat toiminnot
voidaan hoitaa intranetin kautta.
Käsiteltävän ja hallittavan informaation määrä lisääntyy jatkuvasti samoin kun vaatimus sen nopeasta jakamisesta ympäri maailmaa. Esim. tuotepäälikkö voi nopeasti tehdä ja julkaista viimeisimmät tuotetiedot intranetissä, jolloin ne ovat välittömästi kaikkien saatavilla. Vaatimukset tiedon nopeasta jakamisesta koko organisaation käyttöön tulevat lisäämään intranet verkkojen suosiota.
Intranetin mahdollistamia palveluita on lähes yhtä paljon,
kuin niitä käyttäviä yrityksiä. Ainoastaan
kehittäjien ja käyttäjien mielikuvitus rajoittaa
palveluja. Seuraavaksi käydään läpi tärkeimmät
palvelu tyypit kiinnittämättä kovinkaan paljon
huomiota tietosisältöön, koska ne ovat niin yritys
ja käyttäjäkohtaisia.
Intranetin peruspalvelu on tietenkin tiedon jakaminen. Yleensä tämä perustuu jonkin tyyppiseen kotisivuun, josta päästään hypertekstin avulla eteenpäin eri tyyppisiin palveluihin. Yrityksen WWW-sivut voidaan jakaa kahteen pääryhmään: staattisiin sivuihin ja dynaamisiin sivuihin. Staattiset sivut voidaan helposti luoda tekstinkäsittelyohjelmistojen ja sivueditoreiden avulla. Dynaamiset sivut perustuvat yrityksen tietokantojen ja palvelinohjelmien yhdistämiseen, ja ne luodaan käyttäjän valintojen mukaisesti.
Perinteisin Intranetin käyttö on tiedon jakamista www:n keinon. Esim. 3M käyttää intranettiä raporttien toimittamiseen yrityksen ekonomisteilta kaikille yrityksen työntekijöille, jotka haluavat tutustua niihin. Webissä voidaan pitää yllä aina ajan tasalla olevaa yrityksen sisäistä puhelinluetteloa tehtäväkuvauksineen ja vaikkapa valokuvien kera. Enään ei tarvita jokapäiväistä kopiointia, jakelua ja paperisaastetta. Myös uusimmat tuoteinfot, hinnastot ym. on helppo jakaa verkon kautta.
Intranettia on mahdollisuus jakaa eri kokoisiin osiin, joihin vain yrityksen tietyllä osalla on oikeus päästä. Vaikkapa työryhmälle tai projektille voidaan tehdä omat sivut, joihin on käyttöoikeus ainoastaan ryhmään tai projektiin kuuluvilla henkilöillä. Näin projektin tai osaston tiedostot voidaan keskittää yhteen paikkaan.
Ftp:n ja sähköpostin avulla voidaan helposti lähettää ja toimittaa ohjelmia ja dokumentteja paikasta toiseen. Koko yrityksen ohjelmistopäivitykset voidaan keskitetysti hoitaa verkon kautta.
Sähköposti kuuluu olennaisena osana intranettiin. Se on kuulunut jo pitkään olemassa oleviin toimistosovelluksiin, mutta Intranetin sähköposti eroaa joistakin vanhemmista ratkaisuista lähinnä siinä, että se käyttää Internetistä tuttuja SMTP/POP3 protokollia. Tämä mahdollistaa yhteensopivuuden muiden Intranet palvelujen kanssa, ja mm. viestien lähettämisen suoraan www-sivuilta. Internetistä tutut keskusteluryhmät eli newssit sopivat myös Intranettiin. Ne voidaan toteuttaa joko perinteisin news keinoin, keskusteluryhmien tapaan, tai tekemällä www-lomakkeen ja sivun, joka hoitaa keskustelun hallinnan.
Web sivuihin yhdistetyt lomakkeet, mahdollistavat monenlaisen interaktiivisen ja dynaamisen tiedon haun. Niitä voidaan käyttää käyttöliittymänä yrityksen tietokanta hakuihin, tai erilaisen tiedon keräämiseen tietokantoihin. Web-lomakkeiden avulla erilaisten kaavakkeiden täyttö on helppoa ja tieto menee suoraan tietokantaan ilman välikäsiä(tietoja ei tarvitse naputella kahteen kertaan). Tyypillisiä käyttökohteita ovat esim. henkilöstölomakkeiden täyttö, haku yrityksen tuoterekisteristä sekä tilausten syöttäminen tietokantaan.
Tiedon määrä intranetissäkin kasvaa helposti niin suureksi, että oikean tiedon löytäminen hypertekstimäisestä rakenteesta on liian vaikeaa tai aikaa vievää. Tätä varten intraneteissä voidaan käyttää erityyppisiä hakutoimintoja. Ne toimivat vastaavalla tavalla kun Internetin hakurobortit, jotka indeksoivat Internetistä löytyvää tietoa tietokantoihinsa.
Kuten jo edellisessä luvussa todettiin, eräs intranetin tärkein osa alue tulee olemaan ryhmätyön tukeminen. Koska Intranet yhdistää kaikki yrityksen työntekijät, käytetään sitä yhteydenpitoon. Sähköpostin ja reaaliaikaisen ruudulla keskustelun lisäksi ovat puhe ja videoyhteydetkin verkon kautta lisääntyneet viime aikoina nopeasti. Videokonfferenssien avulla voidaan yritysten matkustuskuluja leikata huomattavasti. Näiden lisäksi yhteisten dokumenttien samanaikainen käsittely ja muut toimistosovelluksista tutut ryhmätyön välineiden käyttö mahdollistuu Intranet verkon kautta, myös pidempien matkojen päästä.
Kuten jo aikaisemmin mainittiin, niin Intranet ei välttämättä vaadi juurikaan uusia ohjelmisto tai laitehankintoja, jos yrityksellä on jo valmis lähiverkko tai muu sopiva verkkoratkaisu. Yksinkertaisemmillaan Intranetin voi pystyttää tekemällä muutaman WWW-sivun ja sijoittamalla ne johonkin palvelimelle johon kaikilla yrityksen henkilöstöllä on pääsy. Lisäohjelmistona ei vaadita kuin WWW-selaimet, joiden avulla käyttäjät pystyvät lukemaan WWW-sivuja palvelimelta. Tämmöinen ratkaisu on kumminkin hyvin kömpelö, ja sillä ei voida tarjota mitään perussivuja edistyksellisempiä ratkaisuja, kuten lomakkeita, tietokanta liittymiä, cgi-scriptejä, java appletteja ym. Samoin jos käyttäjien tai tiedon määrä kasvaa vähänkin suuremmaksi niin ratkaisu ei ole enään toiminnallinen.
Jotta koneiden välillä voidaan välittää tietoa pitää ne tietenkin olla kytketty jonkinlaisella verkko ratkaisulla yhteen. TCP/IP protokollaa voidaan ajaa hyvin monentyyppisissä verkoissa, mutta käytetyimmät ratkaisut ovat Ethernet ja Token Ring pohjaiset lähiverkot. Lähiverkkoja voidaan myös yhdistellä erilaisten teleoperaattoreiden tarjoamien palvelujen avulla. Intraneteissä käytettävät verkkoratkaisut vaihtelevat laidasta laitaan, verkon laatu vaikuttaa lähinnä palvelun nopeuteen.
Vähänkin suurempi Intranet vaatii WWW-palvelin ohjelmiston, ja sitä pyörittävän palvelimen. Ohjelmistoja löytyy useisiin ohjelmisto arkkitehtuureihin. Tällä hetkellä ylivoimaisesti suosituin palvelin arkkitehtuuri on Unix pohjainen, mutta Windows NT pohjaiset järjestelmien suosio kasvaa kovaa vauhtia. Kumpaankin järjestelmiin löytyy useita erilaisia palvelin ohjelmistoja. Suosituin yksittäinen palvelinohjelmisto on Unixissa toimiva Apache. Windows NT:n mukana tuleva Microsoftin oma Internet Information Server on kasvattanut suosiotaan viime kuukausina huomattavasti. WWW-palvelinohjelma on periaatteessa toiminnaltaan hyvin yksinkertainen. Sen tehtävänä on vastata verkosta tuleviin pyyntöihin ja lähettää tiedostoja käyttäjien selainohjelmien näytettäväksi. Hieman monimutkaisemmaksi toiminta muuttuu silloin, kun palvelimen pitää käynnistää muita ohjelmia lomakkeilla lähetettyjen tietojen käsittelyä varten sekä huolehtia verkossa kulkevan tiedon salaamisesta. WWW-palvelimen lisäksi tietokantojen varten tarvitaan omat SQL-palvelin ohjelmisto ja sähköpostia varten omat palvelimensa. Lisäksi usein tarvitaan erilaisia proxy palvelimia, indeksointi- ja hakuohjelmistoja ja muita web-palvelimen kuormaa ja hallintaa helpottavia apu välinetä.
Yritykset säilyttävät suurimman osan tärkeistä tiedoistaan tietokannoissa, joten niiden käyttäminen onkin yksi Intranetin tärkeimmistä käyttökohteista. HTML pohjaisen lomaketietojen käsittelyä varten tarvitaan ohjelma, joka käynnistyy kun lomake lähetetään. Sen jälkeen ohjelma lukee lomakkeen tiedot ja tulostaa niistä vastauksen takaisin selaimelle. Perinteinen tiedon välitys on hoidettu CGI-rajapinnan välityksellä. CGI-rajapinnan etuna on avoin standardi, joten CGI rajapintaa käyttäen tietoja voidaan hakea lähes jokaisen potentiaalisen valmistajan tietokannoista. Se on kumminkin joissain sovelluksissa vähän kömpelö, koska jokaista prosessia varten on käynnistettävä oma prosessi. Lisäksi se ei toimi lainkaan esim. suosituissa Windows sovelluksissa(esim. Visual Basicissa). Näiden rajoitusten kiertämiseksi palvelinten valmistajat ovat kehittäneet omia rajapintoja, kuten NASAPI(Netscape Server API), WSAPI(Website Server API) ja ISAPI(Internet Server API). Ne keventävät prosessorin kuormaa ja nopeuttavat lomakkeiden käsittelyä, koska ohjelma voi olla pysyvästi palvelimen muistissa.
Intranetin rakentamisessa käytetetään samoja työkaluja
kun vastaavien Internet sivujen rakentamiseen. Laajojen WWW-sivujen
tekemiseen ja hallintaa tarvitaan sopiva editori ja grafiikan
tekemiseen oma työkalunsa. Sivujen ja linkkien hallintaan
tarvitaan myös omat ohjelmat. Pelkkä HTML ei riitä
kovinkaan pitkälle vähänkään monimutkaisimmissa
sovelluksissa. Silloin käytetään joko jotain verkko
käyttöön tarkoitettua scripti kieltä esim.
Jscriptiä tai Vbscriptiä tai jotain verkko ohjelmointiin
soveltuvaa ohjelmointi kieltä esim. Java, C++, Visual Basic,
tai ActiveX komponentit. Myös yrityssovelluksissa paljon
käytetyt tietokantarajapinnat vaativat ohjelmomista, johon
käytetään joko yllä mainittuja välineitä,
Perliä tai valmistaja kohtaisia välineitä.
Intranetin käyttöönotto ei yrityksessä yleensä ratkea yhden web-palvelimen hankinnalla. Sitä ennen yrityksen koko infrastruktuurin pitää olla kunnossa. Laitteiden ja ohjelmistojen pitää olla vähimmäisstandardien mukaiset. Lisäksi yrityskulttuurin pitää olla uudistuksille avoin. Koska intranet on niin helppokäyttöinen on sen lanseeraaminen ehkä vähän helpompaa, kuin perinteisten tietojärjestelmien.
Extranetillä tarkoitetaan intranettiä, jonka rajoja on laajennettu yrityksen ulkopuolelle. Onnistuneen sisäisen intranetin toteuttamisen jälkeen yritykset haluavat tarjota helppokäyttöisiä ja heidän tietojärjestelmiinsä yhteensopivia intranet ratkaisuja myös yhteystyökumppaneilleen ja asiakkailleen. Heille sallitaan pääsy tiettyyn osaan firman Intranettiä. Verkkoon pääsy varmennetaan tietysti käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä arkaluontoiset tiedot salataan salaustekniikoin. Etuna saadaan yhteensopivuus yrityksen intranet järjestelmään, ja asiakkaille ja yhteistyökumppaneille helppokäyttöiset ja informatiiviset palvelut.
Tässä osassa esitellään esimerkinomaisesti muutama olemassa oleva Intranet ratkaisu. Tarkoituksena ei ole käydä läpi kaikkia eri intranetin käytön mahdollisuuksia vaan vain tuoda esille konkreettisia tapoja mihin intranettiä voidaan käyttää. Koska intranet ratkaisut ovat aina yrityksen sisäisiä kaikkein salaisimpia sovelluksia ei tietenkään edes anneta julkisuuteen. Aivan uusimpia tutkimuksia intranetin käytöstä ei ole saatavilla, mutta Forrester Researchin tutkimuksen mukaan 16 prosenttia suuryrityksistä käyttää jo jonkinlaista intranetiä ja 50 prosenttia suunnittelee sen toteuttamista. Luonnollisesti ensimmäisinä laajoja sisäisiä Intranetejä ovat ottaneet käyttöön monikansalliset tietotekniikkayritykset.
HP Finlandin tietohallintopäälikkö Adrian Kirkland
toteaa, että kun julkinen kohu intranetista alkoi viime vuoden
alussa, useat yritykset ja organisaatiot totesivat toimivansa
jo intranet-ympäristössä. HP:n intranetissä
on runsaat satatuhatta käyttäjää ja siihen
on kytketty yli 200000 pc:tä tai unix-työasemaa. Websiteja
on 350, joihin kuhunkin on kytketty kolme-neljä palvelinta.
Verkko on turvallisuusriskien vuoksi täysin suljettu, joten
partnereillakaan ei ole sinne vielä pääsyä.
Kuukausittain verkossa kulkee tavaraa 8000 gigaa ja vuosittainen
kasvu hipoo 80-100 prosenttia.
Sähköposti on intranetin sovelluksista vanhin ja kaikkein
käytetyin. HP:lle on hankittu myös 100000 Netscape Navigator
lisenssiä, joka toimii intranetin käyttöliittymänä.
Lotus Notesia käytetään edelleen useissa projekteissa.
Tietohallintopäälikkö Kirkland pitää
HP:n intranetin merkittävimpänä saavutuksena niin
kutsuttua PC Coe:ta(Common Operating System) eli ohjelmistojen
yhtenäistämistä. "HP ostaa nykyisin yhden
kappaleen ohjelmistoa ja siihen tietyn määrän lisenssejä.
Ohjelmisto jaellaan USA:sta yön yli intranetin kautta käyttäjille.
Näiden lisäksi HP on käyttänyt intranettiään
myös henkilöstön harjoitteluun, globaaliin kommunikointiin,
tietojen hallintaan ja hajatettujen teamien muodostamiseen. Myös
tekninen tuki voidaan hoitaa verkon kautta. Tukihenkilö voi
ottaa verkon kautta asiakkaan työpöydän hallintaansa,
ja näin vian löytäminen ja korjaamine on usein
paljon nopeampaa, kuin käymällä paikan päällä.
HP:n toimitusjohtaja Robert R. Walker sanoo, että intranet on mahdollistanut monin tavoin tekemään asioita joita he ovat aina halunneet tehdä. Se mahdollistaa ihmillisen tiedon jakamisen koko yrityksen toimintatapojen tehostamiseksi. HP aikoo edelleen jatkuvasti kehittää intranettiään. Lähitulevaisuudessa verkkoa aiotaan parantaa niin, että se mahdollistaa videokonferenssit. Päälimmäisenä tavoitteena on tehdä verkosta osa yrityskultturia.
Federal Expressillä oli aikaisemmin suuria ongelmia, vastata
asiakkaiden kyseilyihin siitä missä heidän tavaransa
sillä hetkellä ovat. Järjestelmä pohjautui
pitkän aikaa isoihin mainframe koneisiin, joista vain operaattorit
pystyivät hakemaan tietoa. Viime vuosina FE kehitti sisäisen
järjestelmän, jossa Web selaimen avulla pystyttiin hakemaan
tietoa tietokannoista. Onnistuneen sisäisen kokeilun jälkeen
sama mahdollisuus voitiin tarjota myös yrityksen asiakkaille,
ja nykyään Federal Expressin asiakkaat voivat Internetin
kautta hakea tietoa lähetystensä sijainnista.
Intraneteissä on paljon yritykselle arvokasta arkaluontoista tietoa. Näiden tietojen joutuminen ulkopuolisten käsiin olisi hyvin vahingollista yrityksen kannalta. Tästä syystä tietoturva kysymykset ovat erittäin tärkeitä intranettiä suunniteltaessa ja käytettäessä.
Jos yrityksen intranetistä on yhteys ulkopuoliseen Internet verkkoon pitää ulkopuolisesten pääsy yrityksen sisäiseen verkkoon estää erilaisin palomuuri ratkaisuin.
Intranettiin pääsy yrityksen ulkopuolelta voidaan estää täysin, niin ettei edes yrityksen oma henkilökunta pääse verkkoon yrityksen verkon ulkopuolelta. Usein kumminkin halutaan, että yrityksen työntekijöillä on mahdollisuus päästä käsiksi tietoon myös muualta Internetistä. Silloin käyttäjän pitää antaa asianmukaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Myöskin yrityksen sisällä verkkoon pääsy
pitää rajoittaa ainakin käyttäjätunnuksin
ja salasanoin, ja tietyille ryhmille annetaan oikeudet nähdä
vain heille tarkoitettu osa Intranetin tiedoista. Perinteisten
käyttäjätunnusten ja salasanojen tilalle turvallisemmat
digitaaliset sertifikaatit tulevat yleistymään seuraavan
parin vuoden aikana
Lisäksi verkossa liikkuva tieto halutaan usein salata, vaikka sitä liikutellaankin yrityksen sisäisessä verkossa. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää esim. SSL-protokolla.
Intranet tyyppiset ratkaisut ovat leviämässä kovaa
vauhtia yritysten tietojärjestelmiin. Sovellukset lähtevät
liikkelle tiedon keskitetystä jakamisesta, ja ne laajentuvat
nopeasti yrityksen tietokantojen hyödyntämiseen. Kaikki
perustuu helppokäyttöiseen selainpohjaiseen käyttöliittymään
ja yhtenäisiin protokolliin. Näiden lisäksi intranetin
etuja ovat edulliset ohjelmisto- ja kehityskustannukset ja laajojen
tietomassojen yksinkertainen hallinta. Intranetien suurimmat ongelmat
liittyvät tietoturvaan ja uusissa ohjelmistoissa piileviin
virheisiin.
Intranet ratkaisut ovat osittain korvaamassa perinteiset ryhmätyö
sovellukset. Ryhmätyösovellukset ovat kumminkin vielä
monella osa-alueella intranet sovelluksia edellä, ja todennäköisintä
on että niiden yhdistelmästä kehittyy ainakin lähitulevaisuuden
vahvin ratkaisu tiedon ja ryhmätyön hallintaan. Työryhmäohjelmistoja
tullaan käyttäämään tiedon tuottamiseeen
ja web selaimia tiedon selaamiseen ja lukemiseen. Ryhmätyötä
tukevat ratkaisut tulevat yleistymään intranetissä
entisestään. Mutta kun työryhmien väliset
videokonferenssit ja yhteiset työpöydät yleistyvät
tullaan verkolta vaatimaan samalla yhä enemmän kaistanleveyttä.
Onnistuneiden intranet kokeilujen jälkeen yritykset alkavat
tarjoata intranet palveluitaan ja omien tietokantojensa käyttöä
myös asiakkailleen ja sidosryhmilleen. Tällöin
voidaan puhua extranetistä. Yhtenäinen arkkitehtuuri
ja helppokäyttöinen käyttöliittymä mahdollistavat
yksinkertaisen sovellus kehityksen.
Lisätietoa Intraneteistä, ja niiden rakentamisessa käytettävistä
ohjelmista löytyy mm. kirjallisuusluettelosta löytyvistä
linkeistä.